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Tipps fürs Zeitmanagement
Hubert Huber  aktualisiert am 01.05.2016

Überstunden und lange Arbeitszeiten sind nicht gerade ein Garant für effizientes Arbeiten. Nicht wenige Menschen arbeiten zwar sehr viel, jedoch nicht effizient! Sie verlieren viel Zeit mit unwichtigen Dingen, lassen sich zu oft ablenken und setzen falsche Prioritäten. Damit du ein möglichst hohes Mass an Effizienz erreichst, solltest du einige Punkte beachten.
 

Was bedeutet Effizienz?
In vielen Unternehmen wird Arbeitszeit noch immer mit Leistung der Mitarbeiter gleichgesetzt! Mitarbeiter die länger anwesend sind, werden vom Arbeitgeber automatisch als effizienter eingeschätzt? Kennst du das? Die Realität zeigt aber, dass diese Einschätzung völlig falsch ist. Meistens spielt es keine Rolle, ob täglich 12 Stunden, oder nur 8 Stunden gearbeitet wird! Was viele Arbeitgeber noch lernen müssen ist, dass Effizienz wichtiger ist als die reine Arbeitszeit!

Was bedeutet Effizienz?
In vielen Unternehmen wird Arbeitszeit noch immer mit Leistung der Mitarbeiter gleichgesetzt! Mitarbeiter die länger anwesend sind, werden vom Arbeitgeber automatisch als effizienter eingeschätzt? Kennst du das? Die Realität zeigt aber, dass diese Einschätzung völlig falsch ist. Meistens spielt es keine Rolle, ob täglich 12 Stunden, oder nur 8 Stunden gearbeitet wird! Was viele Arbeitgeber noch lernen müssen ist, dass Effizienz wichtiger ist als die reine Arbeitszeit!
 
1. Planung
Egal ob du in einem Angestelltenverhältnis oder selbstständig arbeitest. Dein Arbeitstag sollte ausführlich geplant werden! Natürlich kommen immer wieder unvorhergesehene Geschehnisse dazwischen aber selbst für diese kannst du Zeit einplanen - und wenn sie nicht eintreten, dann freu dich und fahre mit dem geplanten Programm
Warum du informiert bleiben solltest
fort! Frage dich stets, welche Arbeiten dir wirklich Geld bringen. Danach teilst du alle Tätigkeiten in wichtige und weniger wichtige Aufgaben. Für diesen Zweck hat sich das "Eisenhower-Prinzip" bestens bewährt:
  1. Priorität: Wichtige und dringende Arbeiten sollten so schnell wie möglich erledigt werden
  2. Priorität: Wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind brauchen einen Termin, bis sie erledigt werden!
  3. Priorität: Dringende, aber nicht wichtige Arbeiten solltest du nach Möglichkeit deligieren!
  4. Prioriät: Arbeiten, die weder dringend noch wichtig sind landen am besten direkt im Papierkorb!
 
Anhand dieser Festlegung kannst du deinen Tages- und Wochenablauf erstellen! Ganz wichtig: Plane deinen täglichen Feierabend ein und halte dich daran!
 
2. Ablenkung
Du kannst deine Effizienz erheblich steigern, indem du dich auf deine Tätigkeit voll und ganz konzentrierst. Die Priorisierung hast du ja bereits vorgenommen! Dass du abgelenkt wirst von Mitarbeitern lässt sich nicht verhindern, diese Störquellen kannst du aber verhindern! Verringere den Klatsch und Tratsch mit deinen Arbeitskollegen während du arbeitest und nimm dir Zeit für kurze Pausen, wo du diese Dinge nachholst.

3. Ziele setzen
Nur wenn du dir feste Ziele setzt, kannst du sie auch erreichen! Stell dir vor, du hast kein Ziel. Was willst du dann erreichen? Bist du am Abend erfreut, wenn du den ganzen Tag nichts erreicht hast? Wenn du am Abend zwar weisst, was du getan hast, es aber völlig irrelevant ist ob dus getan hast oder nicht? Nein ganz sicher nicht!
Plane deine Ziele für den nächsten Tag bereits am Abend vorher! Die Priorisierung spielt auch bei der Planung deiner Ziele eine grosse Rolle, denn das Erledigen einer  unwichtigen Arbeit als Ziel zu setzen wird dir nicht gut bekommen!
Und noch etwas ist interessant: Die allermeisten Menschen arbeiten umso effizienter, je näher sie am Ziel sind! Das beobachte ich auch bei mir regelmässig! Beobachte dich mal, kannst du so etwas wie Effizienzsteigerung auch bei dir beobachten? Setze aus diesem Grund immer eine eher kurze Deadline für das Erreichen deiner Ziele! Bei grösseren Projekten teilst du einzelne Teilbereiche auf, planst sie entsprechend und setzt einige Zwischenziele!

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4. Aufgaben abarbeiten
Bist du Multitasking - fähig? Schön - das bringt dir aber bei der Arbeit nur Probleme!! Niemand kann 5 Dinge gleichzeitig erledigen und dabei jedesmal maximale Effizienz bieten! Beobachte mal deine Arbeitskollegen, deinen Chef: Wie hoch ist die Effizienz bei Menschen, die alles zur selben Zeit machen wollen? Ja genau, es ist erschreckend - die Effizienz sinkt mit jeder zusätzlichen Aufgabe, die gemeinsam mit der vorhergehenden in Angriff genommen wird!
Jeder kennt das wohl: Man ist mitten in einer Arbeit, dann klingelt plötzlich das Telefon, eine E-Mail mit dem Status "Wichtig" kommt herein und ein Kunde ruft auch noch an und braucht noch heute ein Angebot. Blöde Situation? Nein, finde ich nicht! Jetzt beginnt die Priorisierung: Das Telefon solltest du annehmen und herausfinden wie wichtig es ist, das Offert für den Kunden ist sicherlich wichtig und dringend - er ist ja der Kunde und die E-Mail? Markiere sie im Postfach als wichtig oder drucke sie aus aber befass dich nicht zu sehr damit! Dafür hast du ja Zeit festgelegt, wo du dich um unvorhergesehenes kümmerst! Ja, ich weiss, das klingt hart und fast nicht machbar. Aber, versuch es einmal! Du wirst erstaunt sein! Du siehst also, jede Aufgabe priorisieren und nacheinander abarbeiten!


Zusammenfassend kann sicher gesagt werden, dass der Schlüssel in der Effizienzsteigerung die Einteilung der eigenen Zeit ist. Wie die 4 Punkte oben zeigen steckt ein System hinter der eigenen Effizienzsteigerung. Mit diesen Punkten erreichst du bereits einen hohen Grad an Effizienz. Das eigene Zeitmanagement ist ein sehr, sehr wichtiger Faktor für die eigene Zufriedenheit!
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